PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH

Phó Trưởng phòng – Phụ trách: Ông Đỗ Đức Cương;

Điện thoại: 0243 764 489

Vị trí và chức năng

Là đơn vị chủ trì và phối hợp với các Phòng chức năng, các Khoa, Bộ môn tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý công tác công tác Tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, công tác an ninh và bảo vệ chính trị nội bộ trong Trường.

Nhiệm vụ

1. Công tác Tổ chức bộ máy

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường;

- Đề xuất các thành viên trong các Hội đồng, Ban chỉ đạo;

- Thực hiện phân cấp về công tác tổ chức quản lý cán bộ.

2. Công tác nhân sự

Tham mưu giúp việc Hiệu trưởng trong các công việc sau:

- Quản lý cán bộ, viên chức, người lao động của Trường (quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ, viên chức, người lao động, công việc, nghĩa vụ, quyền lợi, chế độ, chính sách) Xác nhận lý lịch cán bộ, viên chức, người lao động;

- Xây dựng quy hoạch cán bộ, viên chức đáp ứng nhu cầu phát triển Trường, thực hiện quy trình đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ, viên chức;

- Nghiên cứu, đề xuất với Hiệu trưởng trong việc tiếp nhận, điều động, đề đạt, bổ nhiệm cán bộ theo đúng quy trình;

- Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng viên chức, người lao động;

- Phối hợp với các đơn vị xây dựng quy hoạch phát triển nguồn nhân lực;

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về chuyên môn, nghiệp vụ;

- Làm thủ tục cho cán bộ, công chức, viên chức đi học tập, công tác ở trong nước và nước ngoài, tiếp nhận cán bộ, viên chức sau khi về nước;

- Tiếp nhận báo cáo và chủ trì công tác đánh giá cán bộ, công chức, viên chức và người lao động sau khi đi học tập, bồi dưỡng theo kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt;

- Phối hợp các đơn vị đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo quy định;

- Nghiên cứu, triển khai thực hiện các văn bản pháp luật quy định về công tác cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.

3. Công tác thực hiện chế độ chính sách

- Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, người lao động theo quy định (chế độ lương, phụ cấp ưu đãi, phụ cấp thâm niên, chế độ bảo hiểm….). Theo dõi chế độ nghỉ phép năm, nghỉ không hưởng lương và nghỉ khác của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động;

- Tổ chức thực hiện xét nâng lương thường xuyên, nâng lương trước niên hạn, thăng hạng, thay đổi chức danh nghề nghiệp;

- Phối hợp với phòng Đào tạo theo dõi, tính định mức giảng dạy, quy đổi số ngày nghỉ và xác nhận vượt giờ (nếu có) cho nhà giáo;

- Tính lương và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động;

- Phối hợp với các đơn vị Phòng, Khoa chức năng xây dựng các nội quy, quy định, quy chế trong Trường.

4. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

-Thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong Trường theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ngành Thông tin và Truyền thông;

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân làm hồ sơ thủ tục bình xét các danh hiệu thi đua các cấp theo quy định;

- Tư vấn và thường trực Hội đồng kỷ luật viên chức, người lao động vi phạm Nội quy, quy chế, quy định của Trường và pháp luật của Nhà nước.

5. Công tác văn thư - lưu trữ

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chép, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong và ngoài Trường;

- Tiếp nhận, giao dịch thư, văn bản điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;

- Soạn thảo các công văn tài liệu theo yêu cầu của Ban giám hiệu;

- Tổng hợp, đăng ký lịch công tác tuần của Lãnh đạo;

- Quản lý các con dấu của Trường, đóng dấu vào văn bản, tài liệu theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường. Xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường;

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định của pháp luật, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.

6. Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo

7.Công tác quản trị hành chính

- Quản lý đất đai, các công trình kiến trúc, nội thất, hệ thống cấp, thoát nước, hệ thống cung cấp điện phục vụ các hoạt động thường xuyên và đột xuất của Trường;

- Công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt và thiên tai;

- Thực hiện đúng quy định về chế độ độc hại, bảo hộ lao động cho cán bộ, viên chức, người lao động và HSSV khi được Hiệu trưởng phê duyệt. Tổ chức các hoạt động tập thể, việc hiếu, việc hỉ của Trường. Phối hợp với các đơn vị khác tổ chức các hoạt động nhân đạo;

- Phối hợp với phòng Kế hoạch Tài chính thực hiện công tác quản lý, khai thác sử dụng tài sản cố định theo quy định của pháp luật;

- Xây dựng nội quy, quy định quản lý cơ sở vật chất;

- Xây dựng kế hoạch dự trù mua sắm, duy tu, bảo dưỡng trang thiết bị điện, nước;

- Xây dựng nội quy, quy trình sử dụng, bảo quản và quản lý các trang thiết bị máy móc, phương tiện, và đồ dùng dạy/học;

- Kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành chế độ về quản lý, bảo quản, sử dụng trang thiết bị, phương tiện, đồ dùng dạy/học ở các đơn vị; phát hiện kịp thời những điểm bất hợp lý kiến nghị Hiệu trưởng điều chỉnh cho phù hợp.

- Tổ chức tiếp nhận các loại tài sản biếu tặng, viện trợ nước ngoài thuộc phần việc được giao.

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ tại Trường. Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, đảm bảo trong khuôn viên Nhà trường luôn xanh, sạch, đẹp;

- Quản lý cán bộ, viên chức trong Trường khi làm thủ tục xuất nhập cảnh đi công tác nước ngoài;

- Thực hiện công tác quân sự, quản lý quân nhân dự bị của Trường.

- Chuẩn bị điều kiện vật chất và tổ chức phục vụ các buổi làm việc của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;

- Xây dựng phương án, bố trí sử dụng và phục vụ cơ sở vật chất cho các đơn vị, cá nhân trong Trường nhằm khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất hiện có của Nhà trường;

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết phục vụ các hội nghị của Nhà trường; thực hiện việc trang trí trong các ngày lễ, ngày kỷ niệm của Nhà trường;

- Quản lý, vận hành và sửa chữa kịp thời khi có sự cố xảy ra đối với hệ thống điện, nước, chiếu sáng, điện thoại đảm bảo hoạt động bình thường để phục vụ các hoạt động của Nhà trường;

- Thực hiện và tổ chức thực hiện việc mua sắm và sửa chữa công cụ, dụng cụ, trang thiết bị (không thuộc dự án đầu tư), văn phòng phẩm cho các phòng, ban chức năng trong Trường;

- Tổ chức cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho việc nâng cao chất lượng đào tạo, phục vụ đời sống và các dịch vụ khác theo quy định của pháp luật;

- Quản lý cơ sở vật chất được giao; tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất được giao;

- Quản lý HSSV ở ký túc xá; tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc khai thác, sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất tại khu KTX;

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, viên chức, người lao động, học sinh, sinh viên và các công tác y tế học đường theo quy định;

8. Công tác pháp chế

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Hiệu trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành. Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định;

- Giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội dung các văn bản, quy trình, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công